Office Management

Wir suchen eine Person, die ihre Fähigkeiten im Office Management weiterentwickeln möchte und dazu beiträgt, unser Büro einladend, gut organisiert und reibungslos am Laufen zu halten. In dieser Rolle unterstützen Sie den täglichen Betrieb und sammeln gleichzeitig praktische Erfahrung in einem schnell wachsenden Unternehmen im Bereich AI-Infrastruktur.

Aufgaben

• Koordination der Büroorganisation in Heidelberg (Reinigungspersonal, Dienstleister, Ausstattung, Büromaterial)
• Unterstützung eines Co-Founders bei der täglichen operativen Koordination und Umsetzung
  Mitwirkung bei der Organisation interner (z. B. unternehmensweite Workshops und Leadership-Offsites) sowie externer Veranstaltungen
• Koordination von Terminen, Buchungen, Reisen und Abläufen vor Ort
  Pflege und Verwaltung des unternehmensweiten Kalenders sowie Sicherstellung der Sichtbarkeit wichtiger Meilensteine
• Unterstützung der HR-Onboarding-Prozesse (Tool-Zugänge, Workflows, strukturierte Dokumentation, Willkommensmaterialien)
• Unterstützung bei der Organisation von Mitarbeiterbenefits, z. B. Mobilitäts- oder Wohnlösungen

WAS DU MITBRINGST

• Deutsch auf professionellem Niveau sowie gute Englischkenntnisse
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Zuverlässigkeit
• Proaktive, hands-on Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Interesse an Operations, HR oder Business Administration

Nice-to-have

• Vertrautheit mit SaaS-Tools (z. B. HubSpot, Jira oder ähnlichen Plattformen)
• Dies ist eine hybride Position mit Standort in oder in der Nähe von Heidelberg, die regelmäßige Zusammenarbeit vor Ort mit flexibler Remote-Arbeit kombiniert.

WARUM DIESE ROLLE SPANNEND IST

• Baue etwas Großes auf: Hilf dabei, ein schnell wachsendes AI-Infrastructure-Startup aufzubauen und zu skalieren
• Vergütung & Benefits: Wettbewerbsfähige Vergütung, subsidiertes Deutschlandticket und Zugang zu einem Vorteilsportal
• Arbeite auf deine Weise: Flexible Arbeitszeiten mit Hybrid- und remote-freundlichen* Optionen
  Schnelle Entscheidungen, kein unnötiger Aufwand: Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege sorgen dafür, dass Ideen schnell umgesetzt werden
• Globales Team: Arbeite mit einem vielfältigen, internationalen Team in Deutschland und den USA
• Moderner Hauptsitz: Gut ausgestattetes Büro nahe dem Heidelberger Hauptbahnhof, nutzbar im Hybridmodell oder als Treffpunkt bei unseren vierteljährlichen Team-Workshops
• Top-Ausstattung: Wähle deine hochwertige Hardware und Arbeitsausstattung selbst
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ÜBER UNS
Turbalance GmbH ist ein aufstrebendes, innovatives Startup, welches KI neu denkt. Wir sind ein Team von leidenschaftlichen Problemlösern, die an das glauben, was wir aufbauen. Wir verschieben ständig Grenzen und umarmen unsere „inneren Nerds“, während wir neue Wege finden, um komplexe Herausforderungen zu meistern. Bei uns erwartet dich ein dynamisches Arbeitsumfeld, flache/keine Hierarchien und die Chance, von Anfang an Verantwortung zu übernehmen.

Turbalance setzt sich für ein respektvolles, sicheres und inklusives Arbeitsumfeld ein. Vielfalt bedeutet für uns, ein Umfeld zu schaffen, in dem individuelle Unterschiede anerkannt, wertgeschätzt und respektiert werden – damit jede und jeder die eigenen Talente und Stärken bestmöglich einbringen kann.

Dieses Selbstverständnis beginnt bereits im Bewerbungsprozess. Sollten Sie Unterstützung oder individuelle Anpassungen im Rahmen Ihrer Bewerbung oder Ihres Interviews benötigen, lassen Sie es uns bitte wissen – wir helfen Ihnen gerne weiter