Grundlegendes

Die Verfasste Studierendenschaft erhebt Beiträge von allen Studierenden für jedes Semester. Die Verwendung der Mittel wird im Haushaltsplan bestimmt, der vom Studierendenparlament beschlossen wird und vom Rektorat der Universität genehmigt wird. Im Haushaltsplan sind auch die Mittel für die einzelnen Fachbereichsvertretungen aufgeführt. Die Mittel der FBVen sind damit Teil des Haushalts der VS und keine separaten Töpfe oder dergleichen.

Da der Haushalt ein öffentlicher Haushalt ist, gelten für die VS auch alle Vorschriften zu öffentlichen Haushalten. Maßgeblich ist das die Landeshaushaltsordnung des Landes Baden-Württemberg. Diese erfordert die Einhaltung zahlreicher Vorschriften, die in der Antragsstruktur abgebildet sind. Der AStA will niemandem die Arbeit künstlich schwer machen; die Verfahren hat sich der AStA nicht ausgedacht, sondern sie sind gesetzlich vorgeschrieben.

Ziel ist es, dass am Ende niemand privat auf Auslagen für die FBV sitzen bleiben muss oder Projekte nicht durchgeführt werden können, nur weil Vorschriften nicht beachtet wurden. Daher ist ein Punkt elementar wichtig: im Zweifel nachfragen und frühzeitig planen.

Bitte beachtet außerdem den Kassenschluss für das Haushaltsjahr 2018 am 10.12.!

Antragsstruktur

Die Anträge gliedern sich nach dem Zweck, für den Geld ausgegeben werden soll, sowie über die Höhe des Geldes. Zu finden sind alle Anträge im Download-Bereich.

Welchen Antrag brauche ich und wie fülle ich ihn aus?

Eine detaillierte Übersicht gibt der Leitfaden “Anträge der Verfassten Studierendenschaft”.

Alle Ausgaben sollen, sofern irgend möglich, auf Rechnung für die Verfasste Studierendenschaft getätigt werden. Ab 100€ muss immer auf Rechnung gekauft werden.

  • Ab 150€ muss die Ausgabe vorher angemeldet und vom Finanzreferat genehmigt werden. Nutze hiefür den Antrag zur Genehmigung von Ausgaben.
  • Ab 250€ müssen zur Genehmigung der Ausgabe zwei Vergleichsangebote eingeholt werden, insgesamt also drei Angebote. Dazu müssen drei Anbieter des Produkts ein Angebot machen oder drei Angebote, die öffentlich einsehbar sind, beigefügt werden. Auch eine Absage eines Anbieters zählt dabei als Vergleichsangebot. Es wird grundsätzlich immer nur das günstigste der drei Angebote genehmigt.
  • Für Dienstreisen gibt es ein Formular zur Abrechnung einer Dienstreise.
  • Wenn eine Dienstreise pro Person voraussichtlich mehr als 100€ kostet oder insgesamt mehr als 200€, muss sie davor im Finanzreferat angemeldet und genehmigt werden.
  • Für alle Ausgaben gilt das Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, ebenfalls müssen alle Ausgaben in den Aufgabenbereich der Verfassten Studierendenschaft gemäß §65 Landeshochschulgesetz fallen.

Wie fülle ich einen Antrag aus?

  • Grundsätzlich sollten alle Anträge selbsterklärend sein.
  • Der Leitfaden hilft auch hier weiter.
  • Genug Zeit nehmen für das Ausfüllen! Ein hastig geschriebener Antrag muss oft korrigiert werden und schafft bei allen Beteiligten nur Mehrarbeit.
  • Klar den*die Empfänger*in des Geldes eintragen. Bei einer Rechnung ist dann das Unternehmen der Empfänger und nicht der*die Bearbeiter*in oder die antragstellende Person.
  • Anträge am PC ausfüllen. Du selbst kannst deine Handschrift gut lesen, das muss aber nicht für andere gelten 😉
  • Kein Tipp-Ex oder Ähnliches verwenden! Fehler sauber durchstreichen, sodass noch nachvollziehbar bleibt, was durchgestrichen wurde.
  • Belege im Original einreichen! Kopien oder Scans sind nicht ausreichend.
  • Belege (Kassenzettel, …) auf ein weiteres Blatt mit Tesa-Film kleben. Nicht mit Flüssigkleber oder ähnlichem. Diese Kleber zerstören Kassenzettel, sodass sie nach einem Jahr nicht mehr lesbar sind.
  • Im Zweifelsfall im Finanzreferat nachfragen, bevor ihr etwas in die Wege leitet, bei dem noch Unklarheiten bestehen!

Wochendenden

Fachschafts- und Erstiwochenenden werden von der Verfassten Studierendenschaft bezuschusst, wenn es sich um Bildungsveranstaltungen handelt.

Beachtet hierbei die Anträge und die Grenzen ab denen Ausgaben genehmigt werden müssen. Besonders bei großen Ausgaben gilt frühzeitig den Antrag zu stellen. Das kann durchaus auch ein Jahr im Voraus sein, nicht aber eine Woche vor dem Wochenende. Transport mit einem Bus und eine Hütte sind z.B. unterschiedliche Ausgaben, die separat genehmigt werden müssen.

Die Richtlinie für Wochenenden und der Leitfanden hilft auch hier weiter.

Inventar

Alle Gegenstände, die von VS-Mitteln beschafft wurden, sind Eigentum der Verfassten Studierendenschaft. Dazu werden sie ab 100€ Warenwert ohne Ausnahmen mit einer Inventarnummer versehen. Der Umgang mit Eigentum der VS muss schonend und verantwortungsvoll sein. Damit wir nicht die gleichen Gegenstände 11 mal anschaffen, sollen alle Fachschaften und der AStA Gegenstände gegenseitig verleihen. Eine einfache Lösung wird gerade erarbeitet.

Sollte trotzdem einmal ein Gegenstand beschädigt werden oder abhanden kommen, so ist dies unverzüglich dem Finanzreferat mitzuteilen, da ggf. Versicherungen abgeschlossen wurden oder eine Anzeige aufgegeben werden muss.

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